總務主任：林○玫

業務執掌

       一、督導總務處辦理各項業務。

       二、擬訂或修訂編總務處各項章則。

       三、規劃總務業務之改進與發展。

       四、計畫自行管制案件與執行考核。

       五、擬訂本處經費預算。

       六、分配及調整本處職員工作並隨時監督考核。

       七、召開總務工作有關會議。        

分機：511

信箱：docu1@yjvs.chc.edu.tw

分機：518

信箱：hsi@yjvs.chc.edu.tw    

文書組長：許○波

幹事：邱○娟

    1.文書處理辦法之擬訂與修正。

    2.文書部門計畫執行與考核及獎懲建議。

    3.印信之典守。

    4.公文之收發、登記、編號、摘要、分辦等事宜。

    5.文書繕書、郵寄文件類別之審查。

    6.郵遞文件及郵費之登記及管理。

    7.文件傳遞工作之分配管理。

    8.退稿及歸檔。

    9.文書期限之規定。

   10.文書之保密。

   11.校務會議、行政會報之通知及紀錄。

   12.全校行事曆彙編。

   13.全校性之公告事項。

   14.校長指定或交辦事項之辦理。

   15.統計公文處理時限資料、造報處理成績月報。

   16.記載及大事記。

   17.其他有關文書事項辦理。

   18.每月公文總檢查。  

二、檔案管理：

    1.檔案管理辦法及擬訂與修訂。

    2.失效文件之銷毀。

    3.檔案文件之整理裝訂與保管。 

三、公文查催：

    1.推行公文登記查詢制度作業之規劃。

    2.有關公文登記查詢制度之改進建議。

    3.逾期公文之查催及分析。

    4.每月公文總檢查報表編製。

    5.公文處理成績統計考核。 

四、計畫管制：

    1.列管項目執行進度追縱月報表之陳報。

    2.上級機關或校長交辦或會議會報重要決議案之管制追縱。       

五、學校基本資料之填報。   

六、其他交辦事項

分機：513

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出納組長：吳○慧

   1.編製現金收入傳票，辦理支領轉帳及庫存。

   2.填製、代辦、代扣等費收款收據。

   3.清點核對收受金額按序登帳。

   4.核結每日零星收入列登帳冊。

   5.收入款項按時解繳公庫或銀行。            

二、現金支出：

   1.根據支出憑證及傳票辦理付款。

   2.簽發支票註記傳票。        

三、薪俸發放：編製員工薪俸表及印領清冊。   

四、現金保管：保管之現金及票據每日清理並核對銀賑。     

五、其他：

   1.鐘點費印領清冊調製與發放。

   2.保險金、退撫基金、互助費之扣繳及其清單與計算表之編造與繳納。

   3.辦理學生學雜費減免申請。

   4.辦理學生註冊收費、繳維造編與休學、退學退費發放等事項。

   5.發放各項加班津貼、旅費、補助費等。

   6.保固金、保証金等有價証券之保管與退還。

   7.生活津貼清冊之編造及輔建住宅、急難貸款、喪亡互助金之扣繳。

   8.員工所得稅之扣繳及有關清單、憑單報繳書編製及扣繳証明書製發。

   9.代辦代收款項之收領與轉發。

   10.公費生、工讀獎助金等有關費用之清冊編造及發放。

分機：512

分機：516

 分機：515 

  分機：505

庶務組長

徐○傑

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電力技士

詹○慶

幹  事

張○順

財  管

張○瑋

    1.營繕工程計劃擬定。

    2.營繕工程預算編擬、申請、公開招標、訂約。

    3.營繕工程監督、驗收、結算。   

二、校舍管理：

    1.辦公處所、教室分配。

    2.水電、電話管理、檢修。

    3.校舍安全檢查、維修。

    4.消防安全檢查、維修。       

三、集會場所管理：

    1.集會場所管理辦法擬定。

    2.會場之佈置。

    3.宴會、茶會、晚會之籌辦。

    4.場地出借登記。

    5.其他供應接待事項。        

四、財產管理：

    1.財產管理規則擬定。

    2.財產購置、登記、保管、分配撥借、檢查清點、報廢增減造報。   

五、物品管理：

    1.物品採購、保管、分發使用、盤點、登記。

    2.物品出借、收回登記、報廢。

    3.零用金保管與支用。         

六、車輛管理：

    1.車輛管理辦法擬定。

    2.車輛購置、維修保養、報廢。  

七、安全管理：   

    1.災害防救辦法擬定。

    2.災害預防。

    3.防護團常年訓練，自衛消防編組訓練等防護團業務。

    4.災害搶救及復舊事項。

    5.管理學校守衛、校區巡查。

    6.工程安全防護。

    7.防護設備之維護。         

八、工友管理：

    1.工友之僱免、待遇、保險退撫事項。

    2.工友工作之分配、技能訓練、督導考核。

    3.工友差假管理。  

九、環境衛生管理：

    1.校內環境衛生管理。

    2.環境美化、綠化、計劃、實施、維護。

    3.消除髒亂、垃圾清運事項。  

十、其他事項：

    1.協助辦理退休人員及在職之故教職員工遺族照護。

    2.其他臨時交辦事項。